Automatización con IA
Extraer datos de facturas y recibos, y archivarlos tras revisarlos
Un flujo recibe el PDF o la foto, devuelve fecha, comercio, importe, IVA y categoría, y no escribe en la hoja hasta que corriges y guardas.
| Herramientas | n8n (principal)ChatGPT |
|---|---|
| Qué necesitas |
|
| Coste aprox. | n8n Cloud Starter: 20 €/mes facturado anual. Pro: 50 €/mes facturado anual (n8n.io/pricing, oct 2026). Hay Community Edition para autohospedar. gpt-4o-mini, tarifa estándar de OpenAI: 0,15 USD por millón de tokens de entrada y 0,60 USD por millón de salida. |
| Tiempo de montaje | 180 min (primera vez) |
| Nivel | Media |
| Plan gratis | Suele requerir plan de pago |
Prompt listo para usar
Vas a leer una factura o un recibo de [NEGOCIO]. Extrae solo estos campos, en JSON: fecha, comercio, importe bruto, tipo de IVA, categoría e identificador del documento si aparece. Si un campo no está en el documento, pon null. No calcules un IVA que el papel no muestre. Categorías permitidas: [CATEGORIAS]. Moneda esperada: [MONEDA]. Después del JSON, lista en una frase qué campo te genera duda. No archives el fichero, no escribas en la hoja y no contabilices nada. No envíes ni borres nada sin pedirme confirmación.
| Variable | Qué poner | Ejemplo |
|---|---|---|
[NEGOCIO] | De quién es la contabilidad | Estudio de diseño, un autónomo |
[CATEGORIAS] | Las partidas que ya usas | software, suministros, viajes, material |
[MONEDA] | Moneda de los documentos | EUR |
No envíes ni borres nada sin pedirme confirmación.
Cómo funciona
- Separa una carpeta de prueba. Diez documentos anonimizados o ya contabilizados. No el cierre del trimestre.
- Pide el JSON y corrige a mano. Comercio, importe, IVA y fecha se contrastan con el PDF. Lo que no esté escrito en el papel no se rellena.
- Archiva solo lo que has dado por bueno. En el flujo publicado, Drive y la hoja se escriben en un segundo paso, después de guardar en la pantalla de revisión.
- Comprueba la fila en la hoja del año. La fila tiene que coincidir con lo que corregiste, no con la primera lectura del modelo.
Qué resultado esperar
Un JSON revisable por documento y, tras tu guardado, el original en una carpeta por mes y una fila en la hoja del año. El repositorio público no da una tasa de acierto.
- Qué se hizo
- El repositorio público ai-invoice-automation (Fabiano225) describe un flujo autohospedado con n8n, la API de OpenAI, Google Drive, Google Sheets, Docker, Caddy y Azure. La persona sube una imagen o un PDF. Las imágenes van a un modelo con visión. Los PDF pasan antes por extracción de texto. El modelo devuelve fecha, comercio, importe bruto, tipo de IVA y categoría.
- Cómo fue
- Esos valores vuelven a una pantalla para corregirlos. Al guardar, el fichero entra en una carpeta de Drive por usuario y mes, y la fila se añade a una hoja anual (en el ejemplo, un libro del estilo Usuario_Belege_2026, pestaña Belege). El README dice que las exportaciones del repo están saneadas y no funcionan hasta configurar credenciales e identificadores. No da cifra de acierto.
- A tener en cuenta
- Hay reglas de IVA en el propio flujo para que el modelo no suponga un tipo. Aun así, el diseño insiste en la revisión humana antes de persistir. El despliegue de ejemplo usa Azure. El coste de esa máquina no está en el README.
Límites y precauciones
- El README no publica acierto ni tiempo ahorrado. Hay un vídeo de demostración y exportaciones saneadas que no arrancan sin tus credenciales
- El alta de usuario del prototipo es un token en una hoja, no un acceso de verdad
- El IVA mal leído cuela si no hay una persona delante del guardado
- No subas facturas con datos de clientes a un chat de prueba compartido
- Esto no sustituye a tu asesor ni decide el tipo de IVA
Pasar una factura del PDF a la hoja es trabajo de copiar campos. El repositorio público ai-invoice-automation lo monta como un circuito con revisión en medio. Quien lo publica lo describe así: una pantalla sube imagen o PDF a un webhook de n8n, una hoja identifica a la persona por un token, las fotos van a un modelo con visión de OpenAI y los PDF se leen primero como texto. La respuesta es un JSON con fecha, comercio, importe bruto, tipo de IVA y categoría.
Ese JSON no se contabiliza al llegar. Vuelve a la pantalla. La persona corrige y, al guardar, un segundo webhook archiva el original en Drive (carpeta de usuario y mes) y añade la fila a la hoja del año. El ejemplo del README habla de un libro del estilo Usuario_Belege_2026 y de una pestaña Belege. El mismo texto dice que el token de la hoja es un sustituto de prototipo, no un acceso real, y que los JSON del repositorio están saneados: no arrancan hasta poner credenciales e identificadores propios.
No hay en ese README una tasa de acierto ni un “antes tardaba X”. Hay un vídeo de demostración enlazado desde el repo. El despliegue de ejemplo usa Docker, Caddy y Azure. El coste de Azure no está escrito ahí, así que no lo invento.
Lo que sí está publicado, y consultado el 14 de octubre de 2026, es el precio de n8n Cloud: Starter a 20 euros al mes y Pro a 50 euros al mes, los dos con facturación anual. La Community Edition existe para autohospedar. Y la tarifa estándar de la API de OpenAI lista gpt-4o-mini a 0,15 USD por millón de tokens de entrada y 0,60 USD por millón de salida. Cuánto supone eso al mes depende de cuántas páginas mandes. No lo convierto en una cuota cerrada.
Si todavía no quieres el webhook, el prompt de arriba hace la lectura en ChatGPT o Claude sobre un documento de prueba. La regla es la misma que en el repo: null cuando el papel no trae el dato, y nada se archiva hasta que lo confirmas. El IVA lo mira tu asesor. Esta ficha no lo determina.
El paso siguiente, cuando ya tienes filas y el extracto del banco, es casar movimientos con facturas. Está en el caso de conciliación de finanzas.
Preguntas frecuentes
¿La hoja se rellena sola al subir el PDF?
En el flujo publicado, no. Primero ves los campos y los corriges. Drive y la hoja se escriben al guardar.
¿Cuánto cuesta n8n?
En n8n.io/pricing, consultado el 14 oct 2026, Starter está a 20 €/mes y Pro a 50 €/mes, ambos con facturación anual. La Community Edition se autohospeda. El precio del servidor no viene en esa página.
¿Y el modelo que lee la factura?
El repo usa la API de OpenAI. En la tarifa estándar publicada, gpt-4o-mini cuesta 0,15 USD por millón de tokens de entrada y 0,60 USD por millón de salida. El gasto mensual depende de cuántos documentos pases. No lo estimo aquí.
¿Sirve como declaración de IVA?
No. Deja una fila revisada para tu hoja o para tu asesor. El tipo impositivo lo confirma una persona.
¿Puedo probarlo sin montar el servidor?
Sí, con el prompt de esta ficha sobre un PDF de prueba en ChatGPT o Claude. El archivado en Drive es la parte del flujo n8n, no del prompt suelto.
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